Fortnox Inbox: så hittar du Inkorgen och skickar underlag

Fortnox kallar vyn Inkorgen. Under Meny – Inkorgen – Underlag visas filer som du har skickat in eller laddat upp, men som ännu inte är kopplade till en verifikation eller leverantörsfaktura. Listan visar filnamn, vilken inkorg underlaget hör till, datum och källa.

Mejl som skickas till inkorgsadresserna för Bokföring eller Leverantörsfakturor visas separat under Meny – Inkorgen – Mejl. När ett underlag kopplas till en verifikation eller leverantörsfaktura försvinner det från listan Underlag. Det betyder att Inkorgen samlar material, medan fakturans fortsatta hantering sker i leverantörsfakturaflödet.

För vanliga bokföringsunderlag kan du ladda upp en fil direkt från Underlag i Inkorgen och välja vilken inkorg den ska hamna i. Där kan du också visa adresserna om du vill skicka in material via e-post.

För leverantörsfakturor använder du den unika adress som Fortnox visar under Inställningar – Leverantörsfakturor – Digitalt flöde – Fakturatolkning. Fortnox dokumenterar adressmönstret som inbox.lev.xxxxx@arkivplats.se, där xxxxx står för abonnemangsnumret. Kopiera den faktiska adressen från ditt eget Fortnox-bolag. För mejladresserna Fortnox anger formaten PDF, TIFF, TIF och JPEG.

Om leverantören skickar en pappersfaktura kan du fota den i Fortnox App. Du kan även skicka e-fakturor direkt till Fortnox. För en fil du redan har på datorn finns uppladdningen Tolka faktura i leverantörsfakturaflödet. Dessa metoder leder till Inkomna fakturor eller fakturatolkning; de är inte samma sak som att lämna vilket dokument som helst i fliken Underlag.

Första gången en ny avsändare mejlar till ditt Fortnox behöver du godkänna eller blockera adressen under Granska avsändare. Kontrollera därför den vyn om en leverantör säger att fakturan har skickats men den inte dyker upp.

Ett mejl eller underlag blir inte automatiskt en registrerad leverantörsfaktura bara för att det finns i Inkorgen. När du skickar en leverantörsfaktura via dess e-postadress ser du underlaget under Skicka för tolkning eller som en bild när du skapar en ny leverantörsfaktura. Fortnox läser då bland annat av leverantör, belopp, moms, fakturadatum, förfallodatum, OCR- eller fakturanummer, valuta och kontoförslag.

I vyn Inkomna fakturor kontrollerar du uppgifterna mot bilden och kompletterar det som saknas innan fakturan skapas. En grön rad är redo att skapas. En gul rad kräver vanligen att leverantörsuppgifter kompletteras. En blå rad visar en avvikelse, till exempel en dubblett eller saknat nummer. En röd rad betyder att underlaget inte kunde tolkas.

När fakturan har sparats beror nästa steg på företagets attestinställningar. Med attest via attestflöde skickas den till attestanterna i turordning; den sista gör slutattesten. Fortnox kan också skicka vissa digitalt inkomna och tolkade fakturor direkt till första attestanten om det är aktiverat för leverantören. Fakturan blir alltså inte godkänd bara för att OCR har läst den.

Om mejlet saknas, kontrollera först att avsändaren är godkänd. Öppna sedan Mejl eller Underlag beroende på om du letar efter själva brevet eller den bifogade filen. Ett underlag kan också ha flyttats till en annan inkorg.

Om en fakturarad är gul eller blå visar varningstriangeln vad som behöver kompletteras eller utredas. En röd rad kan till exempel bero på att filen är en påminnelse, ett inkassokrav, en följesedel, en ordersedel eller en fakturakopia. Läs orsaken i Fortnox innan du skickar om filen; den kan behöva hanteras som ett annat slags underlag.

Ja, för leverantörsfakturaflödet. Med Nordsynk kan du använda din AI-assistent, till exempel Claude eller ChatGPT, för att lista fakturor som väntar i Fortnox OCR-kö och arbeta vidare med en tolkad rad. Du kan till exempel fråga vilka inkomna fakturor som behöver kompletteras.

När en färdigtolkad faktura ska registreras granskar du ändringen i Nordsynk innan den skickas till Fortnox, om inte autogodkännande har aktiverats för bolaget. Nordsynks förhandsgranskning är ett separat steg från Fortnox attest; företagets attestflöde gäller fortfarande för fakturan. Läs mer om Nordsynks Fortnox MCP-server eller gå vidare till hela flödet från OCR till betalning.