Automatisk kontering av leverantörsfakturor i Fortnox

Att kontera en faktura är att bestämma på vilka konton beloppen ska bokföras. En leverantörsfaktura ger alltid tre sorters rader: kostnaden eller tillgången du har köpt, den ingående momsen och skulden till leverantören. Skulden hamnar på 2440 Leverantörsskulder, momsen på 2640 Ingående moms (Fortnox använder ofta 2641 Debiterad ingående moms) och kostnaden på ett konto i klass 4 till 7 som passar inköpet.

Ett exempel: en konsultfaktura på 8 000 kr före moms med 25 % moms blir 10 000 kr att betala. Konteringen ser ut så här, med faktureringsmetoden. Med kontantmetoden bokförs fakturan först när den betalas.

Det finns tre vanliga vägar, och de skiljer sig i hur mycket de kan lita på. Den enklaste är ett förvalt konto på leverantören: varje faktura från den leverantören får samma konto. Det fungerar bra när leverantören säljer en sak, till exempel telefoni, och sämre när den säljer blandat.

Den andra vägen är leverantörens historik. Programmet tittar på hur de senaste fakturorna bokfördes och föreslår samma konton och samma fördelning. Det fångar sådant ett förvalt konto missar, som att en byggvaruhandel ibland ska på material och ibland på förbrukningsinventarier, men det kräver att det finns historik att gå på.

Den tredje är ett AI-förslag utifrån fakturans text, som behövs för nya leverantörer. Det är den mest osäkra vägen, och den bör begränsas till konton som faktiskt finns i bolagets kontoplan. Oavsett väg blir förslagen fel på vissa fakturor: inventarier som bokförts som kostnad, en faktura som täcker ett helt år men bokförts på en månad, eller moms med fel sats. Därför behöver förslaget visa varför kontot valdes, så att den som kontrollerar ser grunden direkt.

Före attest kontrollerar du sex saker, och de är desamma oavsett om konteringen gjorts för hand eller av ett program. Ordningen spelar roll: kontrollerna om leverantör, dubblett och bankgiro kommer först eftersom de skyddar mot att en fel faktura betalas.

1. Leverantören och organisationsnumret stämmer med fakturan och med leverantörsregistret.
2. Fakturan finns inte redan i Fortnox, varken som inkommen faktura eller som registrerad.
3. Bankgiro eller plusgiro är detsamma som leverantören använt tidigare. Ett nytt bankgiro bekräftar du med leverantören på ett nummer du redan har.
4. Rader, moms och totalsumma räknas ihop till samma belopp som på fakturan.
5. Kostnadskontot passar det som köpts, och en inventarie har inte hamnat som löpande kostnad.
6. Kostnadsställe, projekt och period är rätt, och fakturadatumet ligger inom ett räkenskapsår som är öppet.

Ett ändrat bankgiro är den kontroll som oftast avgör. Det är en vanlig väg för fakturabedrägeri, och det går sällan att se på själva fakturan. Hos Fortnox finns stödet för att attestera leverantörsfaktura, men bankgirot behöver du jämföra själv, eller låta ett program göra det.

Fortnox egen fakturatolkning läser bland annat leverantör, belopp, moms, fakturadatum, förfallodatum, OCR- eller fakturanummer, valuta och kontoförslag. Du kontrollerar uppgifterna mot bilden i Inkomna fakturor innan fakturan skapas, och attesten sker i Fortnox attestflöde. För många bolag räcker det, särskilt när fakturorna är få och leverantörerna återkommande. Hur det fungerar steg för steg finns i vår guide till leverantörsfakturor i Fortnox.

Tilläggstjänster på Fortnox integrationsmarknad kan bygga vidare på det, till exempel med egna kontoregler, kontroller och attestflöden. Funktionerna varierar mellan leverantörerna, så jämför på dina egna fakturor. Skillnaderna brukar handla om fyra saker: var fakturan tas emot, hur kontot väljs, vem som kan attestera och vad det kostar. En daterad jämförelse finns i alternativ till Reda.

Grunderna, alltså vilka konton en leverantörsfaktura bokförs på och vad attesten innebär, går vi igenom i guiderna kontera faktura och attestera faktura.

Nordsynk Leverantörsfakturor är en separat Fortnox-integration. Varje bolag får en egen mejladress, och AI läser fakturan. Därefter kontrolleras den mot Fortnox och tidigare fakturor: dubbletter, ändrat bankgiro, summor och moms. Konteringen föreslås utifrån hur leverantören bokförts förut, och varje rad visar skälet. Finns ingen historik används leverantörens förvalda konto, och annars ett AI-förslag som begränsas till bolagets aktiva konton.

Rätt person får fakturan på attest via en länk i ett mejl och behöver inget Fortnox-konto. Efter attest registreras och bokförs fakturan i Fortnox med PDF:en bifogad. Priset är 4 kr per faktura som registreras i Fortnox; avvisade fakturor, dubbletter och dokument som inte är fakturor är gratis.