Bokföra utlägg: kvitton, milersättning och traktamente i Fortnox

Ett utlägg är en kostnad för företagets verksamhet som en person har betalat med egna pengar. Personen ska få tillbaka beloppet, och företaget behöver kvittot för att kunna bokföra köpet. Det skiljer utlägg från köp på företagskort, där bolaget betalar direkt med kortet. Båda ska bokföras med underlag, men de får olika motkonto.

Bokföringslagen kräver att varje affärshändelse dokumenteras med en verifikation och ett underlag, och kvittot är oftast det underlaget. Saknas kvittot används en förlustdeklaration i stället. Momsen på ett förlorat kvitto får inte dras av.

Beloppen i exemplen är påhittade. Kontona är de som Nordsynk Utlägg föreslår som standard. Ert bolag kan ha andra konton, så kontrollera dem mot er egen kontoplan.

Medarbetaren köper en vara med företagskortet. Kostnaden och den ingående momsen debiteras, och kortets mellankonto krediteras med hela beloppet. Utlägg föreslår 2890 för ett kreditkort och 1930 för ett bankkort. Du kan ändra mellankontot per kortkälla. Kvittot följer med verifikationen.

Medarbetaren har betalat med egna pengar, och företaget ska ersätta personen. Kostnaden och momsen bokförs på samma sätt som ett köp på företagskort. Krediteringen blir i stället skulden till medarbetaren, som Utlägg föreslår på 2820. Skulden står kvar tills personen får pengarna.

Utbetalningen är ett eget steg med egen verifikation. Den kan ske via lönen eller som en separat utbetalning, beroende på hur bolaget betalar ut.

Ibland görs ett privat köp med företagskortet, till exempel en middag som inte hade något med verksamheten att göra. Då finns ingen kostnad och ingen moms. Beloppet bokförs som en fordran på medarbetaren, mot kortets mellankonto. Köpet markeras som privat i Nordsynk Utlägg, och företaget får pengarna tillbaka från medarbetaren.

Milersättning för egen bil är skattefri upp till 25 kronor per mil 2026, enligt Skatteverket. Milersättningen bokförs inte som ett kvitto. Den går som löneposter, så kostnaden hamnar på det konto som lönearten har i lönesystemet. Betalas mer än det skattefria beloppet blir resten skattepliktig lön.

Förmånsbil har lägre skattefria satser: 9,50 kr per mil för fullt elektrisk bil och 12 kr per mil för övriga bilar. De gäller bara när medarbetaren har betalat all el eller allt bränsle själv.

Har ni ett annat lönesystem än Fortnox Lön kan underlaget exporteras som CSV och PDF i stället. Räkna ut beloppet för en resa i milersättningskalkylatorn. Reglerna finns hos Skatteverket.

Traktamente är ersättning för kost och logi vid tjänsteresa. Skattefria belopp för inrikes resa 2026 är 300 kr för en heldag och 150 kr för en halvdag eller en natt. Ingår måltider gratis dras en del av beloppet av. Har medarbetaren arbetat på samma ort i mer än tre månader sänks beloppet till 70 procent, och efter två år till 50 procent.

Traktamentet bokförs som löneposter, precis som milersättningen. Utlägg beräknar dagarna och beloppen och visar en lista över vad som ska skickas till lönen innan något skickas. Nattraktamente betalas när företaget inte har betalat boendet.

Räkna ut traktamentet i traktamentskalkylatorn, som visar dag för dag hur beloppet räknas.

Momsen på ett utlägg får dras av när köpet är för verksamheten och kvittot visar momsen i svenska kronor. Privata köp ger ingen avdragsrätt. Tre saker avgör hur mycket som går att dra av.

Utländska tjänster som köps med kort, till exempel molntjänster från ett utländskt bolag, kan kräva omvänd skattskyldighet. Nordsynk Utlägg bokför dem utan moms och visar en varning, så att momsen redovisas i Fortnox. Mat och dryck vid representation har en egen regel, som beskrivs i guiden om representation och moms.

Den som ska skriva en reseräkning hittar en checklista i guiden om reseräkning. Hela flödet för utlägg, från kvitto till attest och bokföring, beskrivs på produktsidan för Nordsynk Utlägg.